Автоматизация управления закупочной деятельностью в компании «Газпром трансгаз Москва»
Единая система планирования закупок
В результате выполнения проекта в компании «Газпром трансгаз Москва» — управляющей крупнейшей частью газотранспортной системы России — введена в действие единая автоматизированная система планирования закупок на платформе 1С:Предприяите, интегрированная с системой бюджетировании компании и удовлетворяющая требованиям к организации закупочной деятельности как со стороны головной организации Группы Газпром, так и со стороны законодательства в области закупочной деятельности.
Ввода системы в промышленную эксплуатацию позволил всего нескольким сотрудникам отдела организации закупочной деятельности обеспечивать в кратчайшие сроки сбор и качественную обработку нескольких тысяч заявок от 40 подразделений администрации предприятия и 26 филиалов, согласовать индивидуальные планы закупок для каждого подразделения по внутренним правилам предприятия, обеспечить выпуск и утверждение комплекта документов сводного плана закупок предприятия по правилам Группы Газпром.
01
Предметная область
СВЕДЕНИЯ О ПРЕДПРИЯТИИ И ОБЪЕКТЕ АВТОМАТИЗАЦИИ
ООО «Газпром трансгаз Москва» — это крупнейшее газотранспортное подразделение ОАО «Газпром», одно из важнейших звеньев ЕСГ России, обеспечивающее своевременные бесперебойные поставки природного газа потребителям 14 субъектов европейской части РФ (г. Москвы, Белгородской, Брянской, Владимирской, Воронежской, Калужской, Курской, Липецкой, Московской, Орловской, Рязанской, Тамбовской, Тверской, Тульской областей), поставку газа на внутренний рынок, транзит в страны ближнего и дальнего зарубежья.
Закупочная деятельность Общества регламентируется Федеральным законом 223-ФЗ, а также внутрикорпоративными правилами Группы Газпром. Ежегодно более 40 структурных подразделений администрации Общества и 26 его филиалов осуществляет несколько тысяч сделок по закупке продукции. Из них несколько сотен крупных конкурентных закупок подлежат согласованию в центральных органах управления Группы Газпром.
Положение о закупках предприятия предусматривает более 100 разновидностей процедур размещения заказов.
Основные характеристики Предприятия:
департаментов и отделов
филиалов в европейской части РФ
закупок в год
Исходное состояние
Проект был начат в августе 2013 года.
На момент начала проекта структурные подразделения предприятия составляли свои частные планы закупок, заполняя шаблоны Excel, предоставленные отделом организации закупочной деятельности компании.
Отдел организации закупочной деятельности сводил частные планы закупок подразделений в единый комплект сводных файлов Excel, которые после согласования руководством предприятия подавал для утверждения в головную организацию Группы Газпром.
Обработка частных планов подразделения предусматривала рассмотрение отдельных документов по каждой закупке, включённой в план.
Правила, по которым должна была быть составлена предварительная документация по закупке, а также принято решение о выборе раздела плана, в который должна быть включена данная закупка описываются на нескольких сотнях страниц различных законодательных актов, регулирующих и методических документов Группы Газпром и локальных нормативных документов предприятия.
Профессионально ориентируются во всех этих правилах только высококвалифицированные работники отдела организации закупочной деятельности. Рядовой сотрудник структурного подразделения не обладал компетенциями по корректному планированию закупок.
Из-за этого процесс согласования планов закупок был сложным, а его результаты не удовлетворяли ни структурные подразделения, ни руководство экономического блока предприятия, ни головную организацию.
02
Реализация проекта
Приёмочная комиссия
Председателем приёмочной комиссии стал Заместитель генерального директора по экономике и финансам.
Представителем отдела организации закупочной деятельности в приёмочной комиссии стал руководитель отдела организации закупочной деятельности.
Представителем структурного подразделения стал будущий администратор системы со стороны ИТ-службы компании.
Постановка задачи
Приёмочная комиссия при поддержке специалистов ГК «БизнесРешение» сформулировала образ системы, отличающийся следующими ключевыми характеристиками:
- Частные планы закупок подразделений регистрируются в единой централизованной системе.
- Система автоматически контролирует корректность введённых сотрудниками структурных подразделений сведения о закупках, воспроизводя максимальное число регулирующих норм.
- Система автоматически контролирует соответствие частных планов закупок утверждённым бюджетам подразделений.
- Комплект сводных планов закупок формируется автоматически.
Основные проектные решения
Команда проекта приняла следующие ключевые проектные решения:
- Система реализуется на основе технологической платформы 1С:Предприятие.
- Прикладная конфигурация реализуется «с нуля».
Хронология проекта
03
Достигнутые результаты
Непосредственно на проекте было создано и согласовано 200 частных планов структурных подразделений и обработано 1900 закупочных позиций.
С 09.01.14 все закупки предприятия планируются с помощью системы.
К моменту начала опытной эксплуатации большинство структурных подразделений уже подготовили проекты планов закупок по шаблонам Эксель. Поэтому у команды проекта была возможность проведения сравнительного анализа качества планирования с системой и без системы. Выяснилось, что применение системы смогло устранить ошибки почти в половине закупочных позиций.
Вот некоторые из результатов создания АС:
До создания АС
ПОСЛЕ создания АС
04
Отзыв
Отзыв о внедрении системы
ООО «Газпром трансгаз Москва» — это крупнейшее газотранспортное подразделение ОАО «Газпром», одно из важнейших звеньев ЕСГ России, обеспечивающее своевременные бесперебойные поставки природного газа потребителям 14 субъектов европейской части РФ (г. Москвы, Белгородской, Брянской, Владимирской, Воронежской, Калужской, Курской, Липецкой, Московской, Орловской, Рязанской, Тамбовской, Тверской, Тульской областей), поставку газа на внутренний рынок, транзит в страны ближнего и дальнего зарубежья.
Закупочная деятельность Общества регламентируется Федеральным законом 223-ФЗ, а также внутрикорпоративными правилами Группы Газпром. Ежегодно более 40 структурных подразделений администрации Общества и 26 его филиалов осуществляет несколько тысяч сделок по закупке продукции. Из них несколько сотен крупных конкурентных закупок подлежат согласованию в центральных органах управления Группы Газпром.
С целью автоматизации управления закупочной деятельностью и подготовки выходных документов планирования закупок по установленным формам и правилам руководством Общества было принято решение о создании автоматизированной системы «Организация закупочной деятельности» («АС»). В качестве технологической платформы было выбрано 1С:Предприятие 8.2, а создание АС было поручено Группе компаний «БизнесРешение».
Создание АС было разбито на очереди. 1-я очередь АС включает автоматизированные функции планирования закупок структурных подразделений Администрации Общества и интеграцию с системой бюджетирования Общества. Последующие очереди АС предусматривают реализацию автоматизированных функций исполнения плана закупок и создание АРМ для филиалов Общества.
В рамках реализации проекта создания 1-й очереди АС были выполнены следующие работы:
- совместное проектирование бизнес-процессов предприятия при планировании закупок;
- согласование Технического задания на создание АС;
- разработка прикладной конфигурации АС согласно Техническому заданию и её испытания приемочной комиссией;
- загрузка первоначальных данных информационной базы;
- развёртывание автоматизированных рабочих мест в центральном офисе Общества (силами ИТ-службы Заказчика);
- проведение опытной эксплуатации и оценка эффективности АС;
- выпуск документации АС;
- обучение пользователей АС;
- подготовка АС к переводу в промышленную эксплуатацию.
Опытная эксплуатация АС была начата 20 ноября 2013 года. В рамках опытной эксплуатации с помощью АС был подготовлен и выпущен комплект документов с предложениями в План конкурентных закупок Группы Газпром на 2014 год и составлены предварительные проекты планов закупок структурных подразделений.
Промышленная эксплуатация системы ведётся с 09 января 2014 года. С этого момента все закупки предприятия планируются с помощью АС.
На момент составления отзыва на предприятии создано более 130 автоматизированных рабочих мест для постоянных пользователей АС. Постоянными функциональными пользователями АС стали:
- работники Отдела подготовки и проведения конкурентных закупок;
- представители Структурных подразделений (инициаторы закупок);
- представители руководства предприятия.
На момент составления отзыва с помощью АС обработано более 1900 закупочных позиций, создано более 200 проектов планов закупок структурных подразделений.
Использование созданной АС позволило предприятию обеспечить:
- электронное согласование закупок и устранение замечаний; автоматическое формирование выходных форм документов планирования;
- формирование сводного плана закупок Общества;
- возможность гибкой настройки реквизитов и форм выходных документов планирования в зависимости от раздела плана закупок.
Планы руководства по развитию АС предусматривают:
- создание автоматизированных функций:
- исполнения плана закупок;
- заключения договоров;
- формирования внутрикорпоративной отчётности.
- дальнейшую интеграцию с корпоративной системой бюджетирования;
- создание дополнительных АРМ:
- для представителей филиалов Общества;
- для руководства Общества.
Надеемся на продолжение сотрудничества с Группой компаний «БизнесРешение» при осуществлении наших планов по дальнейшей автоматизации управления закупочной деятельностью Общества на платформе 1С:Предприятие.
Не возражаем против размещения данного отзыва на сайте фирмы «1C».
Заместитель генерального директора по автоматизации и связи
С. Г. Марченко
