Автоматизация повагонного учёта отгрузок угля и управления взаиморасчётами в компании «Русский Уголь»
Лицевой счёт покупателя угля
Компания «Русский Уголь» объединяет 6 угольных разрезов, 8 шахт, 3 обогатительные фабрики, а также энергообеспечивающие, транспортные и ремонтные предприятия в Ростовской, Кемеровской, Амурской областях и в республике Хакасия.
В результате внедрения автоматизированной системы «Повагонный учёт» на платформе 1С:предприятие Руководство получило возможность контролировать взаиморасчёты предприятия с каждым покупателем и целенаправленно управлять показателями дебиторской задолженности. Для каждого покупателя открыт собственный лицевой счёт, состояние которого обновляется в режиме реального времени.
01
Предметная область
СВЕДЕНИЯ О ПРЕДПРИЯТИИ И ОБЪЕКТЕ АВТОМАТИЗАЦИИ
Данный проект выполнялся в интересах управляющей компании холдинга «Русский Уголь».
Компания «Русский Уголь» была основана в 2002 году. Основные производственные активы Компании расположены в четырех регионах России: Ростовской, Кемеровской, Амурской областях и Республике Хакасия. «Русский Уголь» объединяет 6 угольных разрезов, 8 шахт, 3 обогатительные фабрики, а также энергообеспечивающие, транспортные и ремонтные предприятия. Основным видом деятельности организации является добыча и реализация каменного угля на территории РФ и на экспорт.
Основные отгрузки угля осуществляются по железной дороге. Ведение взаиморасчётов с покупателями и оформление продаж осуществляется централизованно в Москве.
Основные характеристики Предприятия:
пользователей
покупателей
закупок
Руководством холдинга была поставлена следующая задача:
Создать инструмент для контроля состояния взаимоотношений с клиентом — «Лицевой счет». Контроль должен осуществляться по данным оперативного учета и показывать состояние расчетов по официальным документам с детализацией до уровня единичных поставок (железнодорожных квитанций — «повагонка») и фактического оказания услуг (уголь/доставка/агентское вознаграждение). Лицевой счет должен давать исчерпывающую информацию о состоянии дебиторской задолженности, в том числе просроченной. Предусмотреть возможность приема и обработки заявок от контрагентов на поставку угля, возможность предварительного контроля условий поставок по заявкам, а также механизмов разрешения отгрузки по оперативным заявкам. Обеспечить возможность отражения и контроля выполнения договоров реализации угля.
Исходное состояние
Побудительной причиной создания АС стал рост дебиторской задолженности, который в условиях кризиса 2008-2009 годов стал пагубно сказываться на финансовых результатах компании.
Проведённый анализ показал, что существующая схема взаиморасчётов позволяет покупателям законными способами приобретать большое количество угля в кредит, многократно превышая установленную договором с покупателем планку.
Причина кроется в особенностях заключаемых сделок. Согласно условиям договора покупатель получал уголь в месте отгрузки (стоимость транспортировки входила в цену). При этом, основным перевозчиком являлась компания РЖД, которая начисляла стоимость услуг по факту транспортировки. Таким образом, компания «Русский уголь» не могла определить сумму к оплате покупателем по поставленной партии угля до момента поступления всех документов от РЖД. С учётом того, что деятельность по продаже угля и деятельность по его транспортировке имели разные режимы налогообложения, расчётный центр компании выставлял счет и начислял задолженность контрагенту, через несколько месяцев после реальной отгрузки партии угля.
Симптоматично, что в один и тот же момент времени бухгалтерия, казначейство и коммерческая служба предоставляли совершенно разные показатели дебиторской задолженности.
02
Реализация проекта
Приёмочная комиссия
Приёмочная комиссия была сформирована из Руководства управляющей компании — ОАО «Спецремонт».
Председателем приёмочной комиссии стал Заместитель генерального директора по экономике и финансам.
Постановка задачи
Для выполнения поставленной задачи требовалось внедрить автоматизированную систему, которая позволит оценивать выгоду от каждого клиента на основе оперативного учета реально осуществленных продаж, а также условий их оказания, позволит ввести классификацию клиентов по объему отгрузки, динамике оплат, и т.п.
Приёмочная комиссия при поддержке специалистов ГК «БизнесРешение» сформулировала образ системы, отличающийся следующими ключевыми характеристиками:
- Каждому клиенту должен быть открыт лицевой счёт, показывающий в реальном времени состояние взаиморасчётов.
- Списание с лицевого счёта должно происходить поэтапно с учётом каждой отгруженной партии.
- Отгрузка угля и его доставка должны списываться отдельно.
- Лицевой счёт должен учитывать условия договора с клиентом, включая кредитные линии и другие преференции
Команда проекта приняла следующие ключевые проектные решения:
- Программно-информационный комплекс автоматизированной системы реализуется на платформе 1С:Предприятие.
- Система является полностью централизованной. Вся информация обрабатывается и хранится в единой информационной базе, управляемой ИТ-службой головной организации.
- Доступ региональных компаний к системе организуется с помощью удалённого доступа.
- Ключевая нормативно-справочная информация ведётся представителями управляющей компании.
Хронология проекта
Общая длительность жизненного цикла создания АС составила 9 месяцев.
В результате внедрения создано более 50 автоматизированных рабочих мест. Впоследствии их количество выросло до 100.
03
Достигнутые результаты
Применение АС позволило:
- полностью предотвратить неконтролируемый рост дебиторской задолженности;
- проводить гибкую политику с покупателями.
04
Отзыв
Отзыв о внедрении системы
Компания «Русский Уголь» была основана в 2002 году. Основные производственные активы Компании расположены в четырех регионах России: Ростовской, Кемеровской, Амурской областях и Республике Хакасия. «Русский Уголь» объединяет 6 угольных разрезов, 8 шахт, 3 обогатительные фабрики, а также энергообеспечивающие, транспортные и ремонтные предприятия. Основным видом деятельности организации является добыча и реализация каменного угля на территории РФ и на экспорт. Основные отгрузки угля осуществляются по железной дороге.
Для удовлетворения требований ОАО «Русский уголь» по улучшению финансовых показателей деятельности предприятия за счет повышения эффективности управления, увеличения объема продаж, контроля над исполнением условий договоров и создания механизмов управления дебиторской задолженностью было принято решение о реализации проекта на базе используемой на предприятии системы «1С:Управление Производственным Предприятием 8».
Перед ООО «БизнесРешение» была поставлена следующая задача:
Создать инструмент для контроля состояния взаимоотношений с клиентом — «Лицевой счет». Контроль должен осуществляться по данным оперативного учета и показывать состояние расчетов по официальным документам с детализацией до уровня единичных поставок (железнодорожных квитанций — «повагонка») и фактического оказания услуг (уголь/доставка/агентское вознаграждение). Лицевой счет должен давать исчерпывающую информацию о состоянии дебиторской задолженности, в том числе просроченной. Предусмотреть возможность приема и обработки заявок от контрагентов на поставку угля, возможность предварительного контроля условий поставок по заявкам, а также механизмов разрешения отгрузки по оперативным заявкам. Обеспечить возможность отражения и контроля выполнения договоров реализации угля.
Для выполнения поставленной задачи требовалось внедрить информационную систему, которая позволит оценивать выгоду от каждого клиента на основе оперативного учета реально осуществленных продаж, а также условий их оказания, позволит ввести классификацию клиентов по объему отгрузки, динамике оплат, и т.п.
Компанией «БизнесРешение» была проведена диагностика, по результатам которой выполнены доработки конфигурации «1С:Управление Производственным Предприятием 8» — реализован сквозной бизнес-процесс, отражающий в оперативном режиме состояние лицевого счета каждого клиента в любой момент времени, начиная от отгрузки угля (железнодорожная квитанция), заканчивая поступлением оплаты.
После реализации подсистемы «Лицевой счет» (Повагонка) на базе «1С: Управление Производственным Предприятием 8» достигнуты следующие результаты:
- Сформирована единая база контрагентов ОАО «Русский Уголь» и договоров по ним.
- Сформирована единая система по отгрузкам ОАО «Русский Уголь».
- Вводятся оперативные документы (наряды на отгрузку, ж/д накладные, ж/д квитанции, акты на отпуск угля, талоны на отгрузку).
- Фиксируется оперативная консолидированная информация об отгрузках.
- Формируется лицевой счет контрагента (по оперативным документам).
- Разносятся платежи от покупателей на оперативные документы отгрузки (ж/д квитанции/ акты на отпуск угля / талоны на отгрузку) и контролируется состояние задолженности.
- Анализируется дебиторская и кредиторская задолженность на основании оперативных данных.
- Формируется отчет по состоянию задолженности по контрагентам, анализ кредиторской и дебиторской, в т.ч. просроченную задолженность. По просроченной дебиторской задолженности указывается количество дней задолженности. По плановой дебиторской задолженности указывается дата наступления срока оплаты.
- Написаны подробные инструкции пользователей, в зависимости от роли конкретного пользователя.
- Произведено обучение пользователей, как в Московском филиале, так и в регионах (по средствам видеоконференций).
- Выполнена первичная настройка системы и подготовка ее к старту во всех четырех филиалах предприятия.
- Подсистема передана на сопровождение.
Пользователям подсистемы являются следующие подразделения Заказчика:
- Департамент по коммерции ОАО «Русский Уголь».
- Управление контроля дебиторской и кредиторской задолженности.
- Департамент по коммерции филиалов в четырех регионах России: Ростовской, Кемеровской, Амурской областях и Республике Хакасия.
- Департамент по экономическим вопросам.
18 июня 2009 г. В соответствии с приказом по предприятию система передана в промышленную эксплуатацию. В ходе проекта было автоматизировано 100 рабочих мест, среднее количество одновременно работающих пользователей — 52. Планируется дальнейшее развитие системы в следующем направлении:
- Блокировка на системном уровне отгрузок по контрагентам с просроченной дебиторской задолженностью и превышением лимита дебиторской задолженности.
- Разрешение отгрузок контрагентам с просроченной дебиторской задолженностью и превышением лимита дебиторской задолженности руководителем (в соответствии с приказом).
- Контроль просроченной дебиторской задолженности и лимита дебиторской задолженности.
- Планирование продаж продукции на год (месяц).
- Отслеживание выполнения плана на год (месяц).
- Создание эффективной, прозрачной, ежедневно контролируемой системы мотивации сотрудников Департамента по коммерции и других подразделений.
- Оперативная корректировка плана по выработке продукции на месяц.
- Планирование заказа ж/д транспорта (форма ГУ-12).
- Планирование платежей ОАО «Русский Уголь».
Компания «БизнесРешение» выполнила работы по внедрению качественно, в установленные сроки. Рекомендуем компанию «БизнесРешение» как надежного и профессионального партнера по внедрению информационных систем.
Директор департамента информационных технологийкомпании «Русский Уголь»
Б. И. Калашников
